Cuando hablamos acerca de lo que es el ERP o sistemas ERP y lo que representa para la getión de tu negocio, debemos comenzar por conocer el significado de sus siglas.
Un ERP es un Enterprise Resource Planning. Un sistema de gestión integrado que te ayuda a planificar y mejorar los procesos internos de tu negocio. También permite integrar todas las actividades de los diferentes sectores de la empresa como ventas, finanzas, inventarios y recursos humanos.
Existen muchas ventajas de utilizar un ERP. En este post nos centraremos en un poco de historia, el funcionamiento, la relación existente entre el sistema y la seguridad de tus datos. Podrás conocer cuál son los módulos disponibles y qué opción te ofrecemos desde nuestro sitio web.
Con un sistema ERP eficiente podrás centralizar toda tu información en una única plataforma, mantendrás el flujo de datos de fomra eficiente y evitarás errores de datos duplicados.
¿El resultado?
Tendrás acceso a mejores perspectivas de tu empresa. Esta contribuirá a mejorar la toma de decisiones dentro de tu negocio.
¿Qué es el ERP?
Historia del ERP
El desarrollo del sistema ERP comenzó hace más de 100 años. El ingeniero de Ford Whitman Harris creó un modelo EOQ (Economic Order Quantity) para programar la producción. Se utilizó durante décadas hasta que el fabricante de herramientas Black & Decker adoptó otra solución para planificar las necesidades de material.
El nuevo método se conoce como MRP (Material Requirements Planning). En la práctica, se utilizaron algunos conceptos de EOQ y se integraron en un ordenador. Esta herramienta se utilizó durante muchos años hasta que en 1983 se desarrolló una nueva metodología, el MRP II (Manufacturing Resource Planning).
En esta evolución, se adoptaron módulos diferenciados y componentes de arquitectura de software para integrar las actividades de la empresa relacionadas con la gestión de compras y contratos. MRP II también permitió integrar los datos y compartir la información entre los distintos departamentos de la empresa para mejorar la producción y reducir los residuos.
La tecnología evolucionó en los años 70 y 80, y también lo hizo el MRP II. Sus conceptos se emplearon en diferentes actividades empresariales. Tanto es así que la nueva herramienta comenzó a incorporar los sectores de finanzas, recursos humanos y ventas. En 1990, este sistema recibió el nombre de ERP.
Es importante entender que las soluciones tecnológicas están en constante evolución para ofrecer cada vez más funcionalidades y beneficios al negocio. Por lo tanto, la herramienta suele ser objeto de frecuentes actualizaciones, con el fin de mantenerse al día con los cambios del mercado.
¿Cómo funciona el ERP en las empresas?
Ahora que sabe qué es el ERP y la historia de su desarrollo, es importante saber cómo puede aplicarse a la rutina empresarial. En un primer momento, el sistema ayuda al gestor a gestionar las cuentas por pagar y por cobrar, a controlYar las ventas y a hacer un seguimiento de los pedidos.
La herramienta también contribuye a la gestión del personal al proporcionar información sobre su productividad, por ejemplo. De este modo, el sistema ERP facilita la gestión de la información de varios sectores de la organización.
Esta función aumenta el control y la supervisión de los procesos. Al fin y al cabo, si cada departamento utiliza un software diferente, pueden generarse errores en la información que comprometan la capacidad de producción.
A su vez, la integración de datos aumenta la eficacia de la gestión y acelera los procedimientos. La comunicación entre equipos también es más eficaz y los problemas pueden resolverse rápidamente. La consecuencia es un menor número de impasses con clientes o proveedores.
¿Quiere entender cómo funciona este proceso en la práctica? Por ejemplo: el ERP identifica que una materia prima fue enviada al sector de producción. Este artículo se retira automáticamente del stock y se actualiza la información del sector de compras. Esto facilita el control de la necesidad de compra de materiales.
Además, el sistema puede ayudar a los departamentos de recursos humanos y finanzas. Por ejemplo: el responsable de recursos humanos introduce los datos de los empleados, mientras que el departamento financiero introduce la información de los pagos. En este proceso, la solución controla todo el ciclo para evitar errores en los importes transmitidos.
Por último, el sector del marketing también puede utilizar el software de gestión. Cuando se observa que un producto ha caído en ventas, se puede realizar una campaña específica para cambiar la situación y evitar una pérdida. Todavía hay otras funciones que ofrece el ERP, entre ellas:
- simplificación de los procesos operativos;
- unión de inteligencia y calidad para la información;
- control de existencias y costes
- gestión integrada de datos;
- control y cumplimiento de los plazos;
- aumento de la productividad.
Así, está claro que todos los sectores se ven beneficiados. Sin embargo, saber qué ERP es sólo el primer paso. Además de las aplicaciones ya destacadas, esta solución también proporciona más transparencia a las acciones realizadas.
¿Cuál es la relación entre el sistema ERP y la seguridad de los datos?
Una empresa sólo crecerá de forma exponencial y sólida si cuenta con un buen software de gestión. Además de contribuir a las actividades operativas, esta solución también proporciona subsidios para la seguridad de la información, un aspecto básico para mantener una buena relación con los clientes, ganar competitividad y evitar daños a la reputación.
Para que te hagas una idea, este tema es tan importante que los gastos con inteligencia artificial y machine learning dirigidos a la seguridad de la información ya superan los millones de dólares. ¿Cómo ocurre esto? La respuesta es sencilla. La mayoría de los modelos actuales de ERP funcionan en la nube.
Este entorno online es más seguro porque cuenta con varios mecanismos de protección. Estas capas de seguridad evitan la pérdida de datos y también aceleran la recuperación de la información si ocurre algo inesperado. Para entenderlo mejor, vea algunas de las herramientas utilizadas para este fin.
Encryption
Esta opción no siempre se adopta, pero es una medida de seguridad adicional, sobre todo si tiene características avanzadas. La idea es hacer la información inaccesible a cualquier persona no autorizada. Este proceso se realiza a través de protocolos de encriptación específicos, que codifican la información y la hacen imposible de ver.
Firewalls
Se trata de supervisar el tráfico entre la base de datos del ERP y los sectores que la utilizan. Con esta supervisión del flujo de información, se identifican los ataques maliciosos y se bloquean automáticamente. Aunque no influye en el funcionamiento del sistema, impide el acceso a determinados puertos, a partir del nivel de seguridad establecido.
Control de acceso a los datos
El acceso restringido a la información permite la visualización de los datos sólo a los empleados y directivos acreditados. Este control también le permite saber quién ha comprobado y cuándo, con el fin de reducir la posibilidad de invasiones.
También es posible implementar enlaces dedicados, en función de las exigencias y la capacidad de su empresa. Con este recurso, se evita el acceso de personas no autorizadas a los archivos compartidos.
En resumen, saber qué es un ERP e implantarlo en tu empresa es una forma de mantener la confidencialidad de tus datos corporativos. Aumentas tu protección gracias a todos estos mecanismos. Asimismo, se evita que el mal uso del software y el hardware genere brechas y vulnerabilidades susceptibles de ser explotadas por los hackers.
¿Cuáles son los principales módulos del ERP?
Un sistema ERP completo tiene varios módulos que pueden formar parte del modelo estándar o ser indexados según las necesidades de la empresa. Conozca los principales:
- la facturación
- financiera
- compras
- de las acciones
- HR
- fiscal
- gestión de proyectos
- producción
Cabe destacar que existe, por tanto, la posibilidad de personalización, como veremos más adelante.
¿Cuáles son las opciones disponibles para contratar el sistema?
Existen varias alternativas, pero la más habitual es contar con un plan básico, que incluye un paquete de módulos esenciales para la gestión de su empresa, y otros módulos complementarios, que se adquieren en función de las demandas organizativas.
También tiene la posibilidad de incluir estas funcionalidades después de la contratación, cuando surja la necesidad. Dentro de este ámbito, presentamos a continuación algunas de las distintas opciones disponibles.
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Back office
Se centra en el área administrativa de la empresa. El paquete básico ofrece las opciones más comunes, como stock, facturación, compras y finanzas. En el intermedio, tienes el anterior y aún añade soluciones de contabilidad, impuestos y activos fijos. Por último, el paquete completo incluye todos los módulos, lo que ofrece más autonomía a la organización.
HR
Se centra en la gestión de personas y se divide en paquete básico y completo. El primero es el que contiene los módulos más utilizados por las empresas que aún están en el inicio de esta actividad. Los dos principales son el punto electrónico y la nómina. El segundo automatiza estos procesos y las siguientes tareas:
- medicina del trabajo y seguridad
- puestos y salarios
- reclutamiento y selección
- formación y desarrollo
- evaluación del rendimiento
Plataformas de productividad y colaboración
En este caso, las aplicaciones contratadas mejoran su ERP. Por un lado, el objetivo es reducir los costes de personalización. Las opciones son:
- BPM (modelización de procesos)
- WCM (creación de portales)
- GED (gestión de documentos)
- ESB (integrador de sistemas)
- identidad (gestor de accesos y contraseñas)
Por otro lado, el paquete ofrece una solución completa de Business Intelligence (BI). El objetivo es aumentar la visibilidad de los indicadores y datos para facilitar la toma de decisiones.
También hay soluciones verticales para 12 segmentos de mercado. Todos ellos automatizan la actividad final de forma integrada con el back office. Las alternativas se dirigen a los siguientes sectores:
- Agroindustria
- De fabricación
- Venta al por menor
- Educación
- Construcción y Proyectos
- Legal
- Salud
- Hospitales
- Distribución
- Logística
- Servicios
- Servicios financieros
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